Коропська РДА
      Анонси













       

       

       

       

      Звіти

      Назад

      Звіт

      про роботу архівного відділу за 2018 рік

       

      1. Основні організаційні заходи

      1.1. Кількість підготовлених і внесених в установленому порядку проектів рішень, розпоряджень органів вищого рівня, із них прийнятих, та конкретні заходи щодо їх виконання. 

      Підготовлено і внесено в установленому порядку 1 розпорядження та графік упорядкування документів в установах та передачі їх до архівного відділу. Згідно графіку упорядкування документів та позапланово упорядковано документи у 9 установах. Поза планово упорядковані документи фонду «Відділ агропромислового розвитку» та фонду «Коропська районна партійна організація аграрної партії України» в зв’язку ліквідацією даних установ.

       

      1.2. Здійснено заходи щодо виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, наказів Держкомархіву України, розпо­ряджень державних адміністрацій, рішень рад.

      З метою виконання вищевказаних актів відділом  проводилась робота по: прийманню документів на зберігання, упорядкуванню документів в установах НАФ, проводились навчання щодо  архівних справ,  надавалась допомога установам у оформленні описів справ постійного зберігання, з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, здійснювався прийом громадян відповідно до законодавства.

      1.3. Кількість підготовлених і поданих до місцевих органів вико­навчої влади і органів місцевого самоврядування доповідних записок, ін­формацій та ін., результати їх розгляду.

      1.4. Кількість проведених засідань дирекцій, колегій та перелік роз­глянутих питань.

      1.5. Розроблено нормативно-правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано.

      1.6. Кількість здійснених комплексних, тематичних, контрольних пе­ревірок архівних відділів райдержадміністрацій і міських архівів.

       Здійснено 2 комплексні, 2 контрольні пе­ревірки: у Покошицькій та Радичівській сільських радах, у райдержадміністрації та Коропській селищній раді.

      1.7. Проведено нарад, семінарів, конференцій, круглих столів, їхня тематика; взято участь у нарадах, що проводилися іншими установами.

      1.8. Підготовлено оглядових і узагальнюючих документів.

      1.9. Здійснено заходи щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ (їх загальна кількість).

      На території району працює одна комунальна установа Коропської районної ради «Трудовий архів».

       

      2. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду.

      2.1. Проведення заходів щодо поліпшення умов зберігання доку­мен­тів, оптимального розміщення в архівосховищах, контролю за наяв­ністю та фізичним станом документів.

      Протягом звітного періоду в архівосховищі проводилось спостереження за станом температурно-вологісного режиму та заносились в журнал показання гігрометра про температуру та вологість повітря в архівосховищі. По результатах вимірювань проводилось вологе прибирання підлоги та провітрювання.

            З метою своєчасного захисту документів від пилу та якісного картонування справ архівосховище поповнено 11 архівними коробками: 4 – надано Управлінням Державного казначейства  та 7 – Коропською селищною радою.

            З метою забезпечення збереженості документів під час користування ними відділом ведуться книги: обліку видавання документів з архівосховища у тимчасове користування; обліку відвідувачів архіву. Поновлюються Схема обліку документів у відділі та картки постелажних топографічних покажчиків.

      2.2. Відомості про кількість фондів і частин фондів, що надійшли до архіву у звітному році.

      У звітному періоді на державне зберігання надійшло 396 справ   від 9 частин фондів та 1 фонд.

      До книг: обліку надходжень документів на постійне зберігання; руху фондів та описів внесено  9 записів. Вибуло 0 фондів, 0 справ.

      2.3. Відомості про кількість виявлених документів історико-культур­ної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України.

       

      3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.

      3.1. Назви найважливіших фондів, в яких проведено описання документів, удосконалення та перероблення описів, каталогізація.

      Каталогізація документів проведена у фонді Коропська райдержадміністрація. Складено 75 каталожних карток.

      3.2. Назви довідково-інформаційних видань, підготовка яких прово­дилася у звітному році; етапи роботи з підготовки видань у звітному році.

      3.3. Впровадження в архіві автоматизованих інформаційно-пошуко­вих систем.

       

      4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

      4.1. Кількість погоджених архівом положень про архівні підрозділи, діловодні служби, експертні комісії, інструкцій з діловодства. Кількість погоджених архівом номенклатур справ підприємств, установ і організацій-джерел комплектування архівів, окремо – кількість погоджених номенклатур справ інших підприємств, установ і організацій.

      Експертною комісією архівного відділу схвалено: положень про архівні підрозділи - 0, діловодні служби - 0, експертні комісії -0 , інструкцій з діловодства – 2, номенклатури справ: підприємств, установ і організацій - джерел формування НАФ – 2, юридичних осіб, які не передають документи до відділу - 2.

      На розгляд та погодження до ЕПК ДАЧО подано 2 номенклатури справ.

      4.2. Кількість здійснених комплексних -2, контрольних – 2,  перевірок роботи з документами в установах, організаціях і підприємствах:.

      4.4. Проведення нарад, семінарів із працівниками діловодних служб і архівних підрозділів, їхня тематика.

      Проведено семінар із працівниками діловодних служб на тему «Впорядкування документів та передача їх до архівного відділу»

       

      5. Використання інформації документів НАФ.

      5.1. Тематика інформаційних документів, виставок, радіо-телепере­дач, публікацій у пресі, плакатів, альбомів за документами архіву.

      Підготовлено та розгорнуто 1 виставку «95 років – Коропському району».  

      5.2. Тематика зустрічей із громадськістю, вечорів, лекцій, екскурсій; інших форм використання інформації документів НАФ, які були здійснені у звітному році.

      5.3. Найцікавіша тематика досліджень, які проводилися користу­вачами у читальному залі архіву; інформація про іноземних користувачів.

      5.4. Кількість виданих од. зб., якими користувались.

      Видано 15 справ  10 користувачам.

      5.5. Назви збірників документів, над підготовкою яких працював архів; етапи виконаних робіт у звітному році.

      5.6. Хід виконання роботи з розсекречування документів НАФ.

      5.7. Заходи, вжиті на виконання доручень Уряду, спрямованих на поліпшення організації роботи із зверненнями громадян у напрямку активізації роботи з соціального захисту, заходи, вжиті архівом для поліпшення роботи із зверненнями громадян (наявність баз даних, надання консультацій і роз’яснень з найбільш актуальних питань, що порушуються громадянами у зверненнях на сторінках ЗМІ, запровадження консультативних веб-сторінок “Звернення громадян” на офіційних веб-порталах, ведення інформаційно-пошукових систем обліку звернень громадян і контролю за вирішенням порушених у них питань).

      На веб-сторінці офіційного веб-сайту райдержадміністрації у розділі «Діяльність архівного відділу райдержадміністрації»  міститься 3 підрубрики:   «Оцифровані описи», «Контакти», «Інформація відділу». 

       Дані підрубрики постійно поновлюються та наповнюються новою інформацією.

       5.8. Кількість запитів щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах або за вислугу років.

      До архівного відділу надійшло 27 запитів щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах або за вислугу років. З позитивним результатом надано відповідь на 22 запити, з негативним та про відсутність документів – на 5, з рекоменда­цією звернути­ся за місцем знаходження документів – 0.

      5.9. Копії міжнародних договорів про співробітництво з архівними установами та іншими організаціями іноземних держав, укладені упродовж року.

      5.10. Виконання зобов’язань за діючими міжнародними договорами про співробітництво в галузі архівної справи.

      5.11. Службові відрядження за кордон, проведені міжнародні зустрічі, переговори та участь у міжнародних конференціях, семінарах та інших заходах, що здійснювалися у рамках міжнародного співробітництва упродовж року (поточного року/звітного періоду).

      5.12. Форми співробітництва зі ЗМІ, кількість опублікованих статей за документами архівів, прес-конференцій, інтерв’ю, опублікованих на сторінках періодичної преси, виступів по радіо та телебаченню

      5.13. Кількість та тематичний перелік запитів, що виконуються на платній основі.

      Запити на платній основі відділом не виконуються.

      5.14. Тематика соціально-правових запитів, що переважала у поточному році, та прогноз щодо збільшення (зменшення) кількості звернень тієї чи іншої тематики у наступному році.

      Протягом звітного періоду до архівного відділу надійшло 140 запитів соціально-правового характеру.

            У 2018 році із соціально-правових запитів переважала тематика про підтвердження  трудового стажу, встановлений мінімум вихододнів та реорганізацію колгоспів, встановлення права власності на земельні ділянки.

      .

      5.15. Кількість користувачів, що працювали у читальних залах за генеалогічною тематикою, відсоток негативних відповідей, наявність методичних розробок з виконання таких запитів; співпраця з генеалогічними товариствами, іншими організаціями.

       

       

       Р.М.Лабадин,
      начальник архівного відділу райдержадміністрації 

       


       

       

       

       Звіт

      про роботу архівного відділу

      Коропської районної державної адміністрації за  2017 рік

       

      Структура тексту

      1. Основні організаційні заходи

      1.1. Кількість підготовлених і внесених в установленому порядку проектів рішень, розпоряджень органів вищого рівня, із них прийнятих, та конкретні заходи щодо їх виконання. 

                 1.2. Здійснено заходи щодо виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, наказів Держкомархіву України, розпо­ряджень державних адміністрацій, рішень рад.

      З метою виконання вищевказаних актів відділом  проводилась робота по: прийманню документів на зберігання, упорядкуванню документів в установах НАФ, проводились навчання щодо  архівних справ,  надавалась допомога установам у оформленні описів справ постійного зберігання, з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, здійснювався прийом громадян відповідно до законодавства.

      1.3. Кількість підготовлених і поданих до місцевих органів вико­навчої влади і органів місцевого самоврядування доповідних записок, ін­формацій та ін., результати їх розгляду.

       

      1.4. Кількість проведених засідань дирекцій, колегій та перелік роз­глянутих питань.

       

      1.5. Розроблено нормативно-правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано.

       

      1.6. Кількість здійснених комплексних, тематичних, контрольних пе­ревірок архівних відділів райдержадміністрацій і міських архівів.

      25 травня 2017 року Державним архівом Чернігівської області проведено контрольну перевірку роботи архівного відділу районної державної адміністрації.

       

      1.7. Проведено нарад, семінарів, конференцій, круглих столів, їхня тематика; взято участь у нарадах, що проводилися іншими установами.

       

      1.8. Підготовлено оглядових і узагальнюючих документів.

       

      1.9. Здійснено заходи щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ (їх загальна кількість).

      На території району працює одна комунальна установа Коропської районної ради «Трудовий архів».

      2. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду.

      2.1. Проведення заходів щодо поліпшення умов зберігання доку­мен­тів, оптимального розміщення в архівосховищах, контролю за наяв­ністю та фізичним станом документів.

      Протягом звітного періоду в архівосховищі проводилось спостереження за станом температурно-вологісного режиму та заносились в журнал показання гігрометра про температуру та вологість повітря в архівосховищі. По результатах вимірювань проводилось вологе прибирання підлоги та провітрювання.

            З метою своєчасного захисту документів від пилу та якісного картонування справ архівосховище поповнено 7 архівними коробками: 4 – надано Коропською районною спілкою споживчих товариств та 3 – управлінням юстиції.

            З метою забезпечення збереженості документів під час користування ними відділом ведуться книги: обліку видавання документів з архівосховища у тимчасове користування; обліку відвідувачів архіву. Поновлюються Схема обліку документів у відділі та картки постелажних топографічних покажчиків.

      2.2. Відомості про кількість фондів і частин фондів, що надійшли до архіву у звітному році.

      У звітному періоді на державне зберігання надійшло 601 справу   від 23 частин фондів.

      До книг: обліку надходжень документів на постійне зберігання; руху фондів та описів внесено  по 23 записи (декілька фондів протягом звітного періоду здавали документи декілька разів).

      Вибуло 0 фондів, 0 справ.

       

      2.3. Відомості про кількість виявлених документів історико-культур­ної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України.

      3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.

      3.1. Назви найважливіших фондів, в яких проведено описання документів, удосконалення та перероблення описів, каталогізація.

      Каталогізація документів проведена у фондах Жовтнева, Червоненська, Шабалинівська сільські ради. Складено 75 каталожних карток.

       

      3.2. Назви довідково-інформаційних видань, підготовка яких прово­дилася у звітному році; етапи роботи з підготовки видань у звітному році.

       

      3.3. Впровадження в архіві автоматизованих інформаційно-пошуко­вих систем.

      З метою швидшого пошуку документів  у архівному відділі ведуться та постійно поновлюються дані щодо:

      4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

      4.1. Кількість погоджених архівом положень про архівні підрозділи, діловодні служби, експертні комісії, інструкцій з діловодства. Кількість погоджених архівом номенклатур справ підприємств, установ і організацій-джерел комплектування архівів, окремо – кількість погоджених номенклатур справ інших підприємств, установ і організацій.

      Експертною комісією архівного відділу схвалено: положень про архівні підрозділи - 6, діловодні служби - 0, експертні комісії - 6, інструкцій з діловодства – 4, номенклатури справ: підприємств, установ і організацій - джерел формування НАФ – 10, юридичних осіб, які не передають документи до відділу - 5.

      На розгляд та погодження до ЕПК ДАЧО подано 10 номенклатур справ.

       

      4.2. Кількість здійснених комплексних -3, тематичних - 2 та контрольних – 1,  перевірок роботи з документами в установах, організаціях і підприємствах:.

      фінансове управління Коропської райдержадміністрації, Коропськоа райдержадміністрація управління Державної казначейської служби України у Коропському районі Чернігівської області, відділ культури та туризму райдержадміністрації, Понорницька та Коропська селищні ради.

       

            4.4. Проведення нарад, семінарів із працівниками діловодних служб і архівних підрозділів, їхня тематика.

       

      5. Використання інформації документів НАФ.

      5.1. Тематика інформаційних документів, виставок, радіо-телепере­дач, публікацій у пресі, плакатів, альбомів за документами архіву.

      Підготовлено та розгорнуто 1 виставку

       

      5.2. Тематика зустрічей із громадськістю, вечорів, лекцій, екскурсій; інших форм використання інформації документів НАФ, які були здійснені у звітному році.

       

      5.3. Найцікавіша тематика досліджень, які проводилися користу­вачами у читальному залі архіву; інформація про іноземних користувачів.

       

      5.4. Кількість виданих од. зб., якими користувались.

      Видано 23 справи  13 користувачам.

       

      5.5. Назви збірників документів, над підготовкою яких працював архів; етапи виконаних робіт у звітному році.

       

      5.6. Хід виконання роботи з розсекречування документів НАФ.

       

      5.7. Заходи, вжиті на виконання доручень Уряду, спрямованих на поліпшення організації роботи із зверненнями громадян у напрямку активізації роботи з соціального захисту, заходи, вжиті архівом для поліпшення роботи із зверненнями громадян (наявність баз даних, надання консультацій і роз’яснень з найбільш актуальних питань, що порушуються громадянами у зверненнях на сторінках ЗМІ, запровадження консультативних веб-сторінок “Звернення громадян” на офіційних веб-порталах, ведення інформаційно-пошукових систем обліку звернень громадян і контролю за вирішенням порушених у них питань).

      На веб-сторінці офіційного веб-сайту райдержадміністрації у розділі «Діяльність архівного відділу райдержадміністрації»  міститься 3 підрубрики:   «Новини», «Контакти», «Інформація відділу». 

                     Дані підрубрики постійно поновлюються та наповнюються новою інформацією.

                     5.8. Кількість запитів щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах або за вислугу років.

      До архівного відділу надійшло 17 запитів щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах або за вислугу років. З позитивним результатом надано відповідь на 10 запитів, з негативним та про відсутність документів – на 5, з рекоменда­цією звернути­ся за місцем знаходження документів – 2.

       

      5.9. Копії міжнародних договорів про співробітництво з архівними установами та іншими організаціями іноземних держав, укладені упродовж року.

       

      5.10. Виконання зобов’язань за діючими міжнародними договорами про співробітництво в галузі архівної справи.

       

      5.11. Службові відрядження за кордон, проведені міжнародні зустрічі, переговори та участь у міжнародних конференціях, семінарах та інших заходах, що здійснювалися у рамках міжнародного співробітництва упродовж року (поточного року/звітного періоду).

       

      5.12. Форми співробітництва зі ЗМІ, кількість опублікованих статей за документами архівів, прес-конференцій, інтерв’ю, опублікованих на сторінках періодичної преси, виступів по радіо та телебаченню

      Підготовлена стаття « До 100-річчя архівної справи» для друку в районній газеті «Нові горизонти» в грудні місяці.

      5.13. Кількість та тематичний перелік запитів, що виконуються на платній основі.

      Запити на платній основі відділом не виконуються.

       

      5.14. Тематика соціально-правових запитів, що переважала у поточному році, та прогноз щодо збільшення (зменшення) кількості звернень тієї чи іншої тематики у наступному році.

      Протягом звітного періоду до архівного відділу надійшло 90 запитів соціально-правового характеру.

      У 2017 році із соціально-правових запитів переважала тематика про підтвердженнятрудового стажу, встановлений мінімум вихододнів та реорганізацію колгоспів.

       

      5.15. Кількість користувачів, що працювали у читальних залах за генеалогічною тематикою, відсоток негативних відповідей, наявність методичних розробок з виконання таких запитів; співпраця з генеалогічними товариствами, іншими організаціями.

       

       Р.М.Лабадин,

      Начальник архівного відділу

      райдержадміністрації

       


       

      Звіт про роботу архівного відділу за 2016 рік

      Протягом 2016 року архівним відділом підготовлено і внесено в установленому порядку 1 розпорядження та графік упорядкування документів в установах та передачі їх до архівного відділу. Документи в установах упорядковані згідно графіку упорядкування документів. Райдержадміністрацією прийняте розпорядження: «Про передачу документів на державне зберігання». На виконання розпорядження райдержадміністрації здійснювалось приймання – передавання документів НАФ відповідно до затвердженого графіка.

      На зберіганні у відділі знаходиться 182 фонди. Станом на 01.01.2017 р. у архівному відділі значиться 28879 од. зб. управлінської документації, у тому числі 1171 од. зб. періоду незалежності. Протягом 2016 року надійшло 14 частини фондів та 1 фонд: «Коропське районне управління юстиції», 679 одиниць зберігання.

      Здійснено заходи щодо виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, наказів Держкомархіву України, розпо¬ряджень державних адміністрацій, рішень рад.

      З метою виконання вищевказаних актів відділом проводилась робота по: прийманню документів на зберігання, упорядкуванню документів в установах НАФ, проводились навчання щодо архівних справ, надавалась допомога установам у оформленні описів справ постійного зберігання, з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, здійснювався прийом громадян відповідно до законодавства.

      Здійснено 3 комплексні, 2 контрольні пе¬ревірки архівних відділів райдержадміністрацій та архівів установ, зокрема, у Червоненській та Шабалинівській сільських радах, фінансовому управлінні та відділі освіти та Жовтневській сільській раді.

      Протягом звітного періоду в архівосховищі проводилось спостереження за станом температурно-вологісного режиму та заносились в журнал показання гігрометра про температуру та вологість повітря в архівосховищі. По результатах вимірювань проводилось вологе прибирання підлоги та провітрювання. Протягом 2016 року проводилось переміщення справ для більш оптимального розміщення в архівосховищі і для кращого користування в роботі.

      З метою забезпечення збереженості документів під час користування ними відділом ведуться книги: обліку видавання документів з архівосховища у тимчасове користування; обліку відвідувачів архіву. Поновлюються Схема обліку документів у відділі та картки постелажних топографічних покажчиків. На протязі 2016 року архівним відділом було розглянуто 12 номенклатур справ. Проведено 6 засідань експертної комісії, на яких розглянуті питання схвалення номенклатур справ установ, описів справ постійного зберігання, кадрових питань (особового складу) та актів про виділення для знищення документів не внесених до НАФу.

      За документами архіву в 2016 році підготовлено і проведено 2 виставки документів на тему: «Коропщина – після окупації» до Дня визволення Коропщини та дня працівників сільського господарства : «Сільське господарство в минулі часи»

      На офіційній веб – сторінці райдержадміністрації у розділі «Діяльність районного архіву» розміщено статті на тему: «Особистий архів», « Впровадження нової редакції

      Переліку типових документів..», Практичні поради для працівників підприємств і організацій, відповідальних за ведення діловодства та архів», «Номенклатура справ»

      «Список фондів» та виставлений перелік нормативних документів, корисних у діловодстві.

      В районну газету «Нові горизонти» надрукована стаття на тему: «Особистий архів».

      Щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах або за вислугу років видано 78 довідок.

      Тематика соціально-правових запитів, що переважала у звітному році, це: встановлений мінімум вихододнів у колгоспах району, реорганізація колгоспів та прийом і звільнення з роботи, встановлення права власності на земельні ділянки.

       

      Начальник архівного відділу райдержадміністрації Р.М.Лабадин

      Назад



       

       

      21 Жовтня 2019 13:31
      ДО УВАГИ НАСЕЛЕННЯ! 29 жовтня 2019 року з 11.00 до 13.00 год. відбудеться прямий телефонний зв’язок в.о. голови районної державної адміністрації Кузуба Віктора Миколайовича  з населенням району. Тел. (04656)2-14-32

      10 Жовтня 2019 09:00
      11 Вересня 2019 11:20
      22 Серпня 2019 15:19
      22 Серпня 2019 09:46
      13 Лютого 2019 16:39
      06 Березня 2018 11:42