Коропська РДА
    Анонси












     

     

     

    Інформація відділу

    Назад

    Засвідчення копій та витягів службових документів

    Порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій документів визначається інструкцією з діловодства установи. Установа має право засвідчувати копії документів, що створюються в ній, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку. Дозволяється виготовляти копію із засвідченої копії документа, якщо оригінал відсутній або його отримати неможливо.

    Копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину. Не допускається виготовляти копії документів з нерозбірливим текстом, підчистками, приписами та іншими необумовленими виправленнями. Напис про засвідчення копії складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії. Напис про засвідчення копії скріплюється відбитком печатки відповідного структурного підрозділу установи або печатки «Для копій». У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчуються відбитком печатки установи. На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляється відмітка «Копія».

    Із службового документа можуть виготовлятись витяги, якщо немає необхідності виготовляти копію. Витяг оформлюється на загальному бланку установи.

    Особливим видом копії документа є дублікат – повторно оформлений службовий документ для використання замість втраченого чи пошкодженого оригіналу (диплома, свідоцтва, трудової книжки тощо), що має таку саму юридичну силу. Дублікат виготовляється на такому самому бланку, що й оригінал, та містить інформацію, аналогічну інформації в оригіналі. На ньому проставляються відбиток печатки установи і підписи посадових осіб, які мають право підпису цих документів на момент оформлення дубліката. На дублікаті проставляється у правому верхньому куті відмітка «Дублікат».

    *******************************************************

    Звіт про роботу архівного відділу за 2016 рік

    Протягом 2016 року архівним відділом підготовлено і внесено в установленому порядку 1 розпорядження та графік упорядкування документів в установах та передачі їх до архівного відділу. Документи в установах упорядковані згідно графіку упорядкування документів. Райдержадміністрацією прийняте розпорядження: «Про передачу документів на державне зберігання». На виконання розпорядження райдержадміністрації здійснювалось приймання – передавання документів НАФ відповідно до затвердженого графіка.

    На зберіганні у відділі знаходиться 182 фонди. Станом на 01.01.2017 р. у архівному відділі значиться 28879 од. зб. управлінської документації, у тому числі 1171 од. зб. періоду незалежності. Протягом 2016 року надійшло 14 частини фондів та 1 фонд: «Коропське районне управління юстиції», 679 одиниць зберігання.

    Здійснено заходи щодо виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, наказів Держкомархіву України, розпо¬ряджень державних адміністрацій, рішень рад.

    З метою виконання вищевказаних актів відділом проводилась робота по: прийманню документів на зберігання, упорядкуванню документів в установах НАФ, проводились навчання щодо архівних справ, надавалась допомога установам у оформленні описів справ постійного зберігання, з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, здійснювався прийом громадян відповідно до законодавства.

    Здійснено 3 комплексні, 2 контрольні пе¬ревірки архівних відділів райдержадміністрацій та архівів установ, зокрема, у Червоненській та Шабалинівській сільських радах, фінансовому управлінні та відділі освіти та Жовтневській сільській раді.

    Протягом звітного періоду в архівосховищі проводилось спостереження за станом температурно-вологісного режиму та заносились в журнал показання гігрометра про температуру та вологість повітря в архівосховищі. По результатах вимірювань проводилось вологе прибирання підлоги та провітрювання. Протягом 2016 року проводилось переміщення справ для більш оптимального розміщення в архівосховищі і для кращого користування в роботі.

    З метою забезпечення збереженості документів під час користування ними відділом ведуться книги: обліку видавання документів з архівосховища у тимчасове користування; обліку відвідувачів архіву. Поновлюються Схема обліку документів у відділі та картки постелажних топографічних покажчиків. На протязі 2016 року архівним відділом було розглянуто 12 номенклатур справ. Проведено 6 засідань експертної комісії, на яких розглянуті питання схвалення номенклатур справ установ, описів справ постійного зберігання, кадрових питань (особового складу) та актів про виділення для знищення документів не внесених до НАФу.

    За документами архіву в 2016 році підготовлено і проведено 2 виставки документів на тему: «Коропщина – після окупації» до Дня визволення Коропщини та дня працівників сільського господарства : «Сільське господарство в минулі часи»

    На офіційній веб – сторінці райдержадміністрації у розділі «Діяльність районного архіву» розміщено статті на тему: «Особистий архів», « Впровадження нової редакції

    Переліку типових документів..», Практичні поради для працівників підприємств і організацій, відповідальних за ведення діловодства та архів», «Номенклатура справ»

    «Список фондів» та виставлений перелік нормативних документів, корисних у діловодстві.

    В районну газету «Нові горизонти» надрукована стаття на тему: «Особистий архів».

    Щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах або за вислугу років видано 78 довідок.

    Тематика соціально-правових запитів, що переважала у звітному році, це: встановлений мінімум вихододнів у колгоспах району, реорганізація колгоспів та прийом і звільнення з роботи, встановлення права власності на земельні ділянки.

    Начальник архівного відділу райдержадміністрації Р.М.Лабадин

     

    ___________________________________________

     

    СПИСОК ФОНДІВ

    ___________________________________________

    Наказ Про затвердження Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації

    ТИПОВЕ ПОЛОЖЕННЯ про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації

    Правила організації діловодства

    Практичні поради для працівників підприємств і організацій, відповідальних за ведення діловодства та архів

    ПЕРЕЛІК типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів

    Впровадження нової редакції Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів

    Додатки до Правил

     

     

    Впровадження нової редакції

     

    Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів

     

    Нова редакція Типового переліку документів була розроблена Укрдержархівом. Його

     

    затверджено наказом Мін'юсту від 12 квітня 2012 року № 578/5 та зареєстровано в Мін'юсті 17 квітня 2012 року за № 571/20884.

    Перелік включає загальні типові документи, однотипні для різних організацій. Оскільки його зареєстровано в Мін'юсті, то він є нормативно- правовим актом, призначеним для використання усіма організаціями при визначенні строків зберігання документів з метою включення до складу НАФ або внесення в акт для знищення.

    Строки зберігання документів, вказаних в Переліку, є мінімальними, їх не можна зменшувати. Строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.

    Яким чином побудована структура?

    1. У Переліку єдина наскрізна нумерація, тобто, графа 1 Переліку має номери від 1 до 2157, які і є номерами статей.

    2. Строки зберігання диференційовано за двома групами: І-ша група - організації, в діяльності яких створюються документи НАФ - список № 1 та № 2(це джерела формування повного та вибіркового прийому документів) (графа 3 Переліку). Слід зазначити, що державні та комунальні організації - джерела формування НАФ - передають документи НАФ на постійне зберігання до державних архівів та архівних відділів міських рад в обов'язковому порядку, інші організації - на підставі угод між власниками документів та відповідною архівною установою;

    2-га група - це організації, в діяльності яких не створюються документи НАФ (список № 3) (графа 4 Переліку).

    3. Строк зберігання "постійно" означає, що документи підлягають довічному зберіганню; строк зберігання "до ліквідації організації" означає, що документи безстроково зберігаються в організації, а в разі ліквідації документи, що зачіпають права громадян, відокремлюються і передаються до місцевих архівних установ (у разі, якщо під час упорядкування виявлено цей строк, треба складати опис справ тривалого зберігання, а в примітках зазначати "зберігається до ліквідації установи" - узгоджено з Укрдержархівом)\ строк "ЕПК" означає, що рішення про внесення до НАФ або знищення цих документів для організацій - джерел формування НАФ приймає ЕПК; строк "доки не мине потреба" означає, що документи мають тривалий строк зберігання, який не може бути меншим, ніж 1 рік.

    4. Примітки, зазначені біля строків зберігання, коментують або уточнюють строки зберігання документів. До таких приміток відноситься "за умови завершення перевірки..., ревізії.. ", "після закінчення строку дії договору", "після заміни новими" тощо.

    5. До Переліку складено покажчик, у якому в алфавітному порядку перелічено види документів та їх зміст з посиланням на номери відповідних статей. Перелік документів у Покажчику значно розширений, але є пропущені документи (наприклад, укази - в Переліку з Іитернета їх намає).

    6. При визначенні строків зберігання слід знайти відповідну статтю в Переліку і провести поаркушний перегляд справ. Під час проведення експертизи відбір документів за заголовками справ в опису забороняється.

    7. Допускається певна дублетність документів при включали і їх до складу НАФ. Зокрема, якщо надходять документи від установ вищого рівня, але стосуються діяльності безпосередньої установи, то такі документи зберігаються в обох установах (наприклад, документи облдержадміністрації, що стосуються діяльності певного регіону). Організаційно-розпорядча документація, планово-звітна документація відбирається на зберігання в організації - автора документів.

    8. Статистична документація, яка подається до органів статистики за встановленою формою, відбирається до НАФ в органах статистики; відомча одноразова звітність організацій у разі надходження до однієї архівної установи, відбирається до НАФ у фондах органів, яким вони підпорядковані. За узгодженням з Укрдержархівом - в описах залишаються статистичні звіти з основної діяльності в кожній установі, яка його подає.

    9. У відомчих Переліках діють ті статті, які не суперечать новому Типовому переліку. Звертаємо увагу на те, що відомчі Переліки мають бути погоджені Укрдержархівом.

    Конкретно по статтям, на які слід звернути увагу:

    - строки розпоряджень РДА визначені статтею 3 (була стаття 5);

    - строки доручення розділені на 2 види: з основної діяльності і з адміністративно-господарських питань і визначені статтею 6 (була стаття 9); відповідно і змінені певні строки зберігання документів (постійно та 3 роки);

    - строки для документів органів місцевого самоврядування визначені статтею 7 (була стаття 6), зокрема, для протоколів засідань органів місцевого самоврядування та їх виконкомів, рішень;

    - строки наказів і розпоряджень виконавчої влади, місцевого самоврядування, передбачені статтею 16, яку значно змінено. Зокрема, є лише 3 підпункти:

    - а - для документів з основної діяльності;

    - б - для документів з кадрових питань;

    - в - для документів з адміністративно-господарських питань (строк зберігання для яких збільшено з 3 до 5 років). Слід звернути увагу, що до підпункту "б" відносяться накази і розпорядження всі кадрові, бухгалтерські, всі відпустки крім щорічних та у зв'язку з навчанням, відрядження довготривалі в межах України та за кордон. За узгодженням з Укрдержархівом, які літери пишемо на наказах: 1) з основної діяльності — без позначки; 2)з кадрових питань - вказуємо літеру "к", 3) накази про відпустки - літеру "в" 4) накази з адміністративно-господарських питань - літери "аг"; 5) накази про відрядження місцеві -рекомендовано позначати "аг".

    - строки зберігання контрактів про право та обов’язки з посадовими особами передбачені статтею 41 цього Переліку;

    - строк зберігання депутатських запитів знижено з 10 до 5 років ЕПК ще в 2008 році, на це слід звернути увагу (стаття 8);

    - строки зберігання документів колегіальних органів передбачені статтею 10, а контрольних -11;

    - зменшено строки зберігання протоколів оперативних нарад, що проводять керівники установ (з постійного зберігання до 5 років, але з позначкою ЕПК);

    - змінено (збільшено) строк зберігання свідоцтв про державну реєстрацію організацій

    - з 5 років, до "до ліквідації установи", що передбачено статтею 31 (була стаття 11Д);

    - стаття 32 - реєстраційні справи суб'єктів підприємницької діяльності (була стаття 10 Д), строк зберігання якої не змінено - 5 років ЕПК через те, що прийнятий Закону України від 11.02.2010 року № 1877 "Про внесення змін до деяких законів України щодо визначення порядку та строків зберігання деяких категорій документів" (у попередньому законі був строк - постійно);

    - слід звернути увагу на статтю 33, що стосується строків зберігання статутів, схем організації управління тощо, яка тісно переплітається зі статтею 384, якою встановлені строки для документів про зміну і вдосконалення структури управління;

    - стаття 37 (була 46), щодо строків зберігання штатних розписів: збільшено строк зберігання для установ списку № 3 (ліквідованих у т.ч.) з 3 до 75 років;

    - те саме стосується положень про структурні підрозділи, відділення, філії (стаття 39) - збільшено строк зберігання для установ списку № 3 (ліквідованих у т.ч.) -до 75 років;

    - статті 42 та 43 визначають строки зберігання посадових інструкцій - постійно. Під час внесення посадових інструкцій до номенклатур слід проставляти статтю 43 (строк там вказаний 5 років), але вказувати 75 років і зазначати примітку "строк зберігання встановлено ЕПК Держархіву області № і дата протоколу";

    -- стаття 63 (документи про відрядження), до якої додаються примітки - документи про відрядження щодо участі у ліквідації наслідків техногенних катастроф та аварій (а не лише ЧАЕС, як було раніше) зберігаються в залежності від внесення установи до відповідного списку — від 75 років до постійного зберігання;

    - статтю 72 щодо строків зберігання реєстрів акціонер, пайовиків тощо - строк зберігання збільшено до 75 років для установ списку № З (у т.ч. й ліквідованих);

    - документи про перевірку - зберігаються постійно в установах, що перевіряють і тих, яких перевіряють. Якщо документи на зберігання надходять до однієї архівної установ, то приймаються від установи, що здійснює перевірку (статті 75 та 76);

    - стаття 103 - строк зберігання журналів обліку видачі свідоцтв про внесення вкладів, паїв для установ списку № 3 (у т.ч. ліквідованих) встановлено 75 років;

    - стаття 112 (була стаття 89) щодо строків зберігання номенклатур справ, який знижено для номенклатур загальних до 5 років з постійного строку зберігання, та встановлено постійний строк для номенклатур секретних справ, які виділено в Переліку окремо;

    - стаття 121 (форми реєстрації документів), підпункт "б" _ журнали та картки реєстрації документів з кадрових питань внесено в цю статтю разом з реєстраційними формами з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань, а статтю 122 подано окремо - для реєстраційних форм вхідних, вихідних та внутрішніх документів (у попередньому переліку була одна стаття, розділена на підпункти - для журналів реєстрації організаційно-розпорядчих документів та вхідної-вихідної документації). Оскільки примітки немає, що зберігаються журнали в організаціях, включаємо в опис постійного зберігання;

    - збільшено строк зберігання до 3 років з "доки не мине потреба" у статті 131 (була 37Д) для установ списку № 3 - паспорти архівів організацій;

    - збільшено строк зберігання реєстраційних форм реєстрації архівних довідок з 3 до 5 років (стаття 141);

    - стаття 136: саме до цієї статті вперше в переліку зустрічається відома й раніше примітка "за умови перевірки податковими органами чи ревізії контрольно-ревізійної служби", але є й друга примітка "документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, зберігаються 5 років"; одночасно звертаю увагу, що стаття 335 тісно з нею пов'язана - цією статтею передбачено формування справи з документів з організації фінансового моніторингу суб'єктами первинного фінансового моніторингу - строк встановлено 5 років і зроблено примітку "з дати, що визначається відповідно до статті 6 ЗУ "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму". За узгодженням з Укрдержархівом, установи на ЕПК подають довідку, де вказано, що "фінансових операцій. що підлягають фінансовому моніторингу, немає»

    - стаття 219 (була стаття 50Д) "документи щодо проведення конкурсних торгів - тендер" - зменшено строк з 5 до 3 років через те, що його зменшено в Законі України "Про проведення конкурсних торгів";

    - стаття 317 "розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки)" - в неї об'єднано дві статті старого переліку - 316 і 317 і частково змінено редакцію статті (додано акціонерів), але окремо передбачено статтю 318 "відомості на виплату грошей", яка частково була статтею 317;

    - строк зберігання документів про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності збільшено з "доки не мине потреба" до 3 років, що передбачено статтею 320 (була стаття 331);

    - строк зберігання документів про оплату відпусток у зв'язку з навчанням, одержання пільг - збільшено з "доки не мине потреба" до 5 років (стаття 321, була стаття 334);

    - строк зберігання виконавчих листів залишено "доки не мине потреба", але встановлено примітку "не менше 5 років" - стаття 329;

    - звернути особливу увагу на статті, що передбачають строки зберігання угод: статтею 330 передбачено строк зберігання угод (аудиторських, господарських, операційних) і становить він 3 роки з додаванням 2-х приміток; трудові угоди виділені в окрему статтю 492 (це кадровий розділ) і їм встановлений строк зберігання 75 років (як для списку 1 і 2, так і для списку № 3); окремо виділені контракти, угоди й договори між виробниками та користувачами науково-технічної інформації - це стаття 834, строк яким встановлено "доки не мине потреба";

    - строк договорів про повну матеріальну відповідальність зменшено на 2 роки - з 5 до 3 років (це стаття 332, але примітка залишилася - після звільнення матеріально-відповідальної особи);

    - стаття 341 об'єднана з двох статей - 341 та 342 (документи та акти документальних ревізій) - їй встановлено один більший строк - 5 років;

    - зменшено строк зберігання для документів про переоцінку товарно- матеріальних запасів, незавершеного виробництва з "постійно" до 5 років - це стаття 344;

    - стаття 352 - об'єднана, складається з двох 324 і 85Д, і в ній розписані журнали та книги реєстрації практично всіх бухгалтерських форм (договорів, виконавчих листів, цінних паперів тощо);

    - дві статті об'єднала й стаття 363 (366 і 367 - документи про наявність вакантних посад та вивільнення працівників), але вказано в ній більший строк - 5 років;

    - зменшено строк зберігання з 10 до 5 років ЕПК для документів про перенавчання, перепідготовку безробітних - стаття 364 (була 371);

    - у статтях 377 (документи про надання допомоги по безробіттю), 379 (особові справи громадян, які шукають роботу), 381 (журнали обліку, реєстрації безробітних), 445 (табелі, наряди працівників - була 87Д), 493 і 494 (особові справи), 499 (особові картки) прибрано позначку В" (тобто, - вік);

    - до строку зберігання статті 392 (про документи про аналіз і прогнозування продуктивності праці), статті 417 (документи про контроль за дотриманням правил нормування праці), статті 412 (документи про перегляд і застосування норм виробітку), 427 (документи про встановлення розмірів плати), 449 (документи про умови праці жінок), додано позначку ЕПК;

    - значно зменшено строк зберігання для документів про переведення працівників на скороченим робочий день - це стаття 401 (було постійно, стало 5 років ЕПК), але шкідливих умов праці - 75 років;

    - звертаю увагу на статтю 450 (була стаття 461) (документи з питань атестації робочих місць) - для списку № 1 і № 2 строк зменшено з "постійно" до 75 років, для списку № 3 - збільшено з 10 років до 75 років;

    - значно зменшено строк характеристик працівників, які не мають особових справ (стаття 498) - з 75 років зменшено до "доки не мине потреба";

    - збільшено строк зберігання з 10 років до 75 років для списку № 3 на протоколи конкурсних комісій (стаття 505 - була 533); а для документів конкурсних комісій встановлено строк 75 років для списку № 3, якого не було (стаття 506);

    - стаття 525 (списки, картотеки, картки обліку - була стаття 529), підпункт "еп, що в цю статтю внесені списки кандидатів на висування за посадою, тобто кадровий резерв, яка раніше була окремою (ст. 536);

    - значно збільшені строки зберігання журналів обліку осіб, направлених у відрядження

    - для довготривалих відряджень передбачено строк журналів 75 років, короткотермінових - 5 років (стаття 532) ( в залежності від строку зберігання самих відряджень);

    - збільшено на 2 роки (з 3 до 5) строк зберігання журналів обліку видачі посвідчень про відрядження (стаття 533);

    - зменшено строк зберігання документів про підготовку кадрів нових професій (стаття 537- була 563) з постійного зберігання для списку № 1 та № 2 на 5 років ЕПК, та з 10 років для списку № 3 на 5 років;

    - змінено статтю про зведені відомості успішності (стаття 577 - була 615), яка розділена на 2 частини: був один строк 10 років, тепер строк відомостей особових - 25 років, академічних груп - 5 років;

    - слід звернути увагу на нові статті, окремі з них присвячені документам з незалежного тестування учнів (стаття 579); а 580-584 статті стосуються документів регіональних центрів оцінювання якості освіти;

    - двічі враховані в переліку "кваліфікаційні вимоги" - статті 536 та 635 - з однаковими строками зберігання, але вони розміщені в різних розділах, тому необхідно орієнтуватися, до якого звертатися (розділи підготовка кадрів та проведення атестації і встановлення кваліфікації);

    - додано примітку до статті 636 "протоколи засідань, рішення атестаційних комісій" про те, що в організаціях із шкідливими умовами праці такі документи зберігаються не 5 років, а 75 років;

    - строк зберігання списків членів атестаційних і кваліфікаційних комісій збільшено з 3 до 5 років (стаття 639); те саме стосується статті 641 - заяв про незгоду з рішеннями атестаційних і кваліфікаційних комісій;

    - розділ про нагородження: стаття 654 (була 674) - документи про представлення до нагородження - строк був 75 років, зараз він з позначкою ЕПК; зменшено строк зберігання для листування про нагородження з 10 років до 5 років з позначкою ЕПК (стаття 657); в цілому статей про нагородження значно менше, їх об'єднано;

    - окремо виділено розділ "мобілізаційна робота - 6.6м, до нього однією з справ включено "звіти про бронювання військовозобов'язаних" (стаття 667 була 545 у кадровому розділі);

    - особлива увага розділу 7: "соціально-побутові питання": зокрема, зменшено строк зберігання протоколів засідань комісій із призначення пенсій з 75 років до 25 років ЕПК (стаття 672); включено в перелік кілька нових статей цього розділу: про реабілітованих громадян (особові справи - 75 років); особові справи інвалідів - 75 років (етап і 674, 675);

    - особливу увагу звертаю на статтю 678 - відомості про застраховану особу (персоніфікований облік), а з 2011 року - це звіт про суми нарахованої заробітної плати застрахованих осіб - строк зберігання - 75 років. За узгодженням з Укрдер жархівом , документи вносяться в опис справ з особового складу;

    - збільшено строк зберігання пенсійних справ - з 5 до 25 років ЕПК (стаття 680, була ст. 685);

    - змінено строки зберігання документів громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи (стаття 685) - строк був постійно, тепер 75 років. За узгодженням з Укрдержархівом, можна включати в опис тривалого зберігання, але в зв’язку з тим, що строк зберігання 75 років, рекомендовано включати в опис з особового складу:;

    - виділено окремо статтю "протоколи засідань комісій з соціального страхування" - строк 5 років (це стаття 711);

    - статтю 786 - домові, погосподарські книги - строк зберігання "постійно" - але є позначка, що до державних архівів передаються через 75 років. За узгодженням з Укрдержархівом, передаються до архівних відділів у поточному році включно до 1936 року.

    - стаття 895 - програми маркетингових досліджень - строк з 5 років збільшено до "постійно" - була стаття 99Д;

    - у розділі 9 "економічне і т.д. співробітництво" встановлено ряд строків зберігання в статтях для документів, що ведуться в списку № 3- зокрема змінено "до ліквідації установ" на строк 10 років (906, 907, 909, 917);

    - змінено строк з 10 років на "постійно" для документів про співробітництво із зарубіжними країнами - стаття 916;

    - статтю 1011 - про проведення інвентаризації майна, (була 330) в бухгалтерському розділі (строк 3 роки - не змінився);

    - зменшено строк зберігання для листування про проведення приватизації об'єктів загальнодержавної та комунальної власності - стаття 1210 з 10 років на 5 років ЕІЖ;

    - для статей 1214, 1215 (журнали приватизаційних справ) зроблено позначки — на державне зберігання не передаються. За узгодженням з Укрдержархівом, ці журнали вносяться в опис справ поспішного зберігання;

    - змінено окремі строки в розділі профспілок - в статтях 1223 та 1228 (щодо протоколів ревкомісій та документів про діяльність громадських організацій) змінено строк з 10 років до 5 років ЕПК;

    - розділ 8 "Земельні ресурси" (статті 2110-2136), більшість документів з яких мають строк зберігання "постійно", окремі з них - 50 років. За узгодженням з Укрдержархівом, технічну документацію дозволяється вносити в окремий опис справ постійного зберігання (технічна документація). Документи, що мають строк зберігання 50 років, слід вносити в опис справ тривалого зберігання

    Таким чином, у зв’язку з введенням в дію з 1 січня 2013 року нової редакції Типового переліку документів, значно збільшується:

    - перелік справ, які необхідно вносити в опис справ постійного зберігання;

    - перелік справ, які необхідно вносити в опис справ з особового складу;

    - для установ списку № 3 (у т.ч. ліквідованих) розширюється перелік справ, які необхідно вносити в опис справ з особового складу; - в багатьох установах буде складатися в додаток до інших опис справ тривалого зберігання.

    **************************************************

     

    Основними завданнями відділу є:

    Згідно з Положенням про архівний відділ Коропської районної державної адміністрації, затвердженого головою адміністрації від 28.02.2013 № 46, основними завданнями відділу є:

    - реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району;

    - забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи;

    - забезпечення поповнення Національного архівного фонду документами, що мають місцеве значення, їх державної реєстрації, обліку, зберігання та використання інформації; Архівний відділ виконує такі функції:

    Відділ забезпечує облік, зберігання і охорону:

    - документів Національного архівного фонду (далі - НАФ), що нагромадилися під час діяльності існуючих і тих, що діяли раніше на сучасній території району державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств та організацій;

    - документів НАФ, що утворилися в процесі діяльності профспілкових, творчих та інших об’єднань громадян, політичних партій, переданих за їхньою згодою до відділу;

    - документів особового походження, що надійшли до відділу;

    - фотофонодокументів та аудіовізуальних документів;

    - друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що доповнюють документи відділу і використовуються для довідково-інформаційної роботи;

    - облікових документів і довідкового апарату до документів.

    Організовує роботу з внесення до НАФ або вилучення документів юридичних і фізичних осіб, що перебувають у зоні комплектування відділу.

    Приймає на зберігання документи НАФ від органів місцевого самоврядування, установ і організацій різних форм власності, громадян і їх об’єднань.

    Приймає на зберігання документи постійного зберігання підприємств, установ та організацій усіх форм власності, що ліквідуються без визначення правонаступників, які не мають органів вищого рівня або засновників.

    Контролює та перевіряє ведення діловодства в установах і організаціях, що перебувають у зоні комплектування відділу, незалежно від їх форм власності, роботу їх архівних підрозділів, умов зберігання документів, надає методичну допомогу.

    Інформує адміністрацію, державний архів області про факти втрати, знищення, пошкодження архівних документів, інші порушення законодавства про Національний архівний фонд і архівні установи.

    Інформує органи державної влади, підприємства, установи і організації про склад і зміст документів, що зберігаються у відділі; надає документи НАФ для користування фізичним і юридичним особам, публікує, експонує та в іншій формі популяризує архівні документи, а також виконує інші функції, спрямовані на використання відомостей, що містяться в документах НАФ.

    Надає такі послуги:

    На безоплатній основі архівний відділ видає підприємствам, установам і організаціям архівні довідки, копії та витяги з документів, що зберігаються у відділі, а громадянам — довідки соціально-правового характеру та задовольняє запити юридичних і фізичних осіб, щодо використання архівної інформації.

     

    ***************************************

     

    Практичні поради для працівників підприємств і організацій, відповідальних за ведення діловодства та архів

    На початку нового діловодного року працівникові, відповідальному за організацію діловодства в установі, доведеться виконати великий обсяг дуже важливої роботи, від якої залежатиме стан упорядкованості й подальша збереженість документів установи.

    Починаючи діловодний рік, відповідальна за діловодство особа повинна:

    - поновити нумерацію в усіх діловодних реєстраційних та облікових формах (журналах реєстрації, книгах обліку, картотеках, базах даних);

    - згрупувати у справи документи, закінчені (виконані) у минулому діловодному році, відповідно до минулорічної номенклатури справ;

    - минулорічну номенклатуру справ закрити підсумковим записом;

    - відомості про фактичну наявність заведених минулого року справ передати працівникові, відповідальному за архів;

    - перехідні справи відокремити від закінчених;

    - закінчені в діловодстві справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання оформити належним чином і здати в архів установи;

    - відібрати документи (справи) для знищення;

    - завести нові справи, передбачені номенклатурою справ, затвердженою керівником установи на поточний рік;

    - ретельно переглянути чинну в установі інструкцію з діловодства й у разі потреби внести до неї зміни, уточнення, доповнення або підготувати проект нової інструкції.

    Існують три основні форми реєстрації документів — журнальна, карткова й автоматизована із застосуванням відповідної комп’ютерної програми. Зважаючи на те, що традиційною і найпоширенішою формою реєстрації документів є журнальна, розглянемо порядок роботи з нею. У перші дні нового діловодного року слід зробити підсумкові записи в усіх заведених журналах, а саме: у кожному журналі після останнього реєстраційного запису провести суцільну рису, під нею зафіксувати відомості про кількість зареєстрованих у цьому журналі документів за рік, проставити підпис і дату.

    Наприклад:

    Усього в розділі Журналу за 2013 зареєстровано 198 документів.

    Посада__________ підпис___________Ініціали, прізвище

    08.01.2014 р.

    Якщо у новому діловодному році записи в журналі будуть продовжуватися, то реєстрацію документів слід розпочати з нової сторінки. Починаючи з першого робочого дня нового року реєстраційний запис у кожній реєстраційній формі, зокрема журналі, має починатися з номера

    1.

    Якщо у запровадженому у минулі роки журналі реєстрації залишилося всього кілька чистих сторінок, яких явно буде недостатньо для реєстрації цих документів упродовж цілого діловодного року, слід розпочати новий журнал.

    Формуємо документи у справи Закінчені минулого року документи слід згрупувати у справи відповідно до минулорічної номенклатури справ для того, щоб згодом (залежно від строків зберігання відповідних справ) здати їх на тривале або постійне зберігання в архів або знищити після закінчення певного тимчасового (до 10 років включно) зберігання у поточному діловодстві.

    Працівник, відповідальний за діловодство, має дотримуватися порядку групування документів у справи, а саме:

    - групувати у справи документи тільки за один рік, за винятком документів, уміщених у особові та перехідні справи;

    - уміщувати в справи лише оригінали документів або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;

    - не включати у справи постійного зберігання чернетки, особисті документи працівників, розмножені копії документів, а також документи, які підлягають поверненню (зі штампом, що належить органу вищого рівня).

    Одна справа (том, частина) не повинна перевищувати 250 аркушів (30–40 мм завтовшки).

    Також відповідальний за діловодство має знати, що: протоколи засідань колегіальних органів і оперативних нарад групують у справи в хронологічному порядку і за номерами.

    Документи (доповіді, довідки, проекти рішень тощо), які додаються до протоколів, групують разом із ними в одній справі. При цьому такі документи систематизують за датами і номерами протоколів, а в середині групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання. Документи (порядок денний, список запрошених, перелік осіб, які виступають, тощо) з організації та проведення засідань колегіальних органів формують у справи окремо від протоколів; доручення органів вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групують у справи або за напрямами діяльності закладу, або за авторами ініціативних документів.

    Невелику кількість таких документів можна формувати в одну справу. Усередині кожної справи доручення систематизують за датами; затверджені плани, звіти, кошториси групують у справи окремо від проектів цих документів; листи групують у справи за змістом та кореспондентською ознакою і систематизують у хронологічній послідовності: лист-відповідь йде за ініціативним листом.

    Накази (розпорядження) з питань основної діяльності установи, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи.

    Накази з кадрових питань (особового складу) групуються у справи відповідно до їх видів та строків зберігання (75 або 5).

    Закриваємо минулорічну номенклатуру справ

    На початку нового діловодного року працівник, відповідальний за діловодство, повинен обов’язково зробити підсумковий запис про категорії та кількість справ, сформованих минулого року, у номенклатурі справ.

    Підсумковий запис номенклатури справ роблять на останньому аркуші цього документа у формі таблиці. Працівник, відповідальний за діловодство, складає і підписує підсумковий запис номенклатури справ, після чого подає до архіву звіт про фактичну наявність справ, заведених за рік, наприклад:

    Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у 2013 році:

     


    За строками зберігання

    Разом

    У тому числі таких,
    що переходять

    з відміткою "ЕПК"
    Постійного
    95
    12
    -
    Тривалого (понад 10 років)
    35
    15
    3
    Тимчасового (до 10 років включно)
    140
    32
    17
    Усього
    270
    59
    20

    Відповідальний за архів___________підпис____________Ініціали, прізвище

    08 січня 2014 р.

    На прикладі бачимо, що у підсумковому записі зазначають кількість справ постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років включно) зберігання за кожною категорією окремо і за всіма категоріями разом.

    У відповідних графах навпроти кожної категорії наведено відомості про кількість перехідних справ та справ із позначкою «ЕПК».

    Зазначу, що перехідними вважають справи, створені за темами, проблемами або питаннями, вирішення яких потребує більше одного року або які формуються упродовж кількох років, наприклад, документи постійних комісій сільської ради формують за скликання. Отже, якщо вони створені у 2010 році, то у 2001, 2012, 2013 і т.д. до кінця скликання є перехідними. Такі справи вносять до зведеної номенклатури справ упродовж всього строку їх формування.

    Якщо до строку зберігання справи додано позначку ЕПК, це означає, що вся справа або деякі документи з неї можуть мати культурне, історичне чи практичне значення і підлягати постійному зберіганню. Питання щодо подальшого зберігання таких документів вирішується за погодженням із експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву області.

    Оформлюємо справи для передання в архів

    В архів установи передають справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу разом із реєстраційними журналами та контрольно-обліковими картками на документи, як правило, через два роки після їх закінчення у діловодстві. Наприклад, на початку 2016 року слід передавати в архів справи за 2013 рік. Їх передавання здійснюється за описами справ складеними працівником, відповідальним за діловодство.

    Закінчені в діловодстві справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) також можуть бути передані в архів установи за рішенням його керівника, у разі якщо в робочих приміщеннях недостатньо місця для їх зберігання.

    Кожна сформована справа постійного і тривалого зберігання підлягає певному оформленню, що передбачає:

    - нумерацію аркушів справи;

    - складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи;

    - складення засвідчувального напису справи;

    - оправлення справи в обкладинку з твердого картону;

    - оформлення обкладинок справ.

    Нумерація аркушів справи

    Усі аркуші справи, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, слід пронумерувати арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м’яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється.

    Аркуші внутрішнього опису документів справи нумерують окремо.

    Аркуші справ, що складені з декількох томів або частин, нумерують у кожному томі (частині) окремо.

    Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що є окремими аркушами в справі, нумерують на зворотному боці в лівому верхньому куті.

    Аркуш формату, більшого, ніж формат А4, підшивають за один бік і нумерують як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюють на формат А4. Аркуш із наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерують як один аркуш.

    Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерують окремо. Підшиті в справи конверти з укладеннями нумерують валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерують конверт, а потім кожне вкладення в конверті.

    Підшиті в справи документи з власною нумерацією аркушів зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.

    У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюють їх перенумерацію, під час якої старі номери закреслюють однією скісною рискою і поряд проставляють новий номер аркуша.

    У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (15-а, 22-б тощо).

    Складення внутрішнього опису документів справи

    Внутрішній опис документів складають до деяких категорій справ, що містять унікальні документальні пам’ятки, документи з грифом «Для службового користування», особові, судово-слідчі справи тощо. Необхідність складання внутрішнього опису документів деяких інших діловодних справ визначається інструкцією з діловодства.

    Внутрішній опис складають на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташовано кожен документ.

    До внутрішнього опису складають підсумковий запис, у якому наводять цифрами та літерами кількість документів, які включено до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Складений внутрішній опис підписує особа, відповідальна за діловодство. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюють до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

    Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображають у графі «Примітки» із посиланням на відповідні виправдовувальні документи (накази, акти тощо) і до внутрішнього опису складають новий підсумковий запис.

    Складення засвідчувального напису справи

    Засвідчувальний напис справи складають із метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації.

    Засвідчувальний напис складають на окремому аркуші, що вміщують у кінці справи, у друкарських примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) — на зворотному боці останнього чистого аркуша.

    У засвідчувальному напису зазначають цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо, через знак «+» (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.

    У засвідчувальному напису застерігають такі особливості нумерації документів справи:

    - наявність літерних та пропущених номерів аркушів;

    - номери аркушів із наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

    - номери великоформатних аркушів;

    - номери конвертів із укладеннями та кількість аркушів укладень.

    Складений засвідчувальний напис підписує особа, відповідальна за діловодство.

    Усі подальші зміни в складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначають у засвідчувальному напису з посиланнями на відповідний виправдовувальний документ (наказ, акт).

    У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі у кінці складають новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюють і зберігають у справі постійно.

    Оправлення справ

    Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу треба оправити у тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, підшити на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки) вилучають із документів.

    Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого берегу, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.

    Оформлення обкладинок справ

    Обкладинки справ постійного, тривалого (понад 10 років), та з особового складу оформляють за встановленою формою .

    Перед передаванням справ у архів установи до тексту на їх обкладинках вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносять додаткові відомості (проставляють номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на копійність документів тощо).

    На обкладинках справ проставляють дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляють крайні дати документів. У разі зазначення точних календарних дат указують число, місяць і рік, при цьому число і рік позначають арабськими цифрами, назву місяця пишуть словами. На обкладинці справи проставляють її номер за описом і, за погодженням із архівом закладу, номер опису та номер архівного фонду.

    У разі зміни назви установи (її структурного підрозділу) упродовж періоду, що охоплює документи справи, на обкладинці справи зазначають нову назву, а попередню беруть у дужки.

    Написи на обкладинках справ роблять чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.

    У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначають лише номери архівного фонду, опису і справи. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

    Зауважимо, що документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не оправляють у тверду обкладинку, аркуші не нумерують, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадять.

    Відбираємо документи для знищення

    Працівнику, відповідальному за діловодство, на початку нового діловодного року необхідно приділити увагу документам і справам тимчасового зберігання, з метою відбору таких документів (справ) для знищення. Це, як правило, справи зі строком зберігання 1 рік, 3 роки та 5 років. У результаті відбору документів (справ), строки зберігання яких закінчилися, складають акт про вилучення для знищення документів (справ), не внесених до Національного архівного фонду. Справи включають у цей акт, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому саме складено акт. Наприклад, в акт, який буде складено після 1 січня 2014 року можуть бути включені справи, закінчені у поточному діловодстві: з трирічним строком зберігання - в 2010 році, а з п’ятирічним строком зберігання - у 2008 році.

    Знищення документів проводять після схвалення акта архівною установою та затвердження керівником установи, якщо практична потреба в цих документах відпала.

    Переглядаємо інструкцію з діловодства

    Установи організовують діловодство на підставі власних інструкцій з діловодства, що розробляються на підставі Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242.

    На початку нового діловодного року працівнику, відповідальному за діловодство, не зайвим буде переглянути розділи чинної інструкції з діловодства. Можливо, доведеться внести до неї зміни та/або доповнення. Такі зміни вносяться до інструкції шляхом видання керівником розпорядчого документа. Якщо є необхідність переробити інструкцію з діловодства більш ніж на 20 відсотків, працівник служби діловодства має підготувати і подати на затвердження керівнику нову редакцію інструкції.

    Назад



    05 Вересня 2017 09:26
    31 Серпня 2017 12:26
    17 Серпня 2017 10:22
    07 Серпня 2017 11:26
    19 Липня 2017 09:12
    03 Липня 2017 08:24